Un fichier de prospection, c'est la liste des entreprises que tu comptes contacter, avec ce que tu sais d'elles et où tu en es avec chacune. Sans lui, la prospection se fait au hasard : tu rappelles deux fois la même personne, tu oublies une relance promise, tu ne sais plus qui t'a dit « rappelez-moi en janvier ». Un bon fichier n'a pas besoin d'être gros : il doit être juste, trié et tenu à jour. Voici comment le construire, avec un tableur ou un outil.
En bref
- Peu de colonnes, mais toujours remplies : identité, activité, site, contact, étape, prochaine action.
- Les sources publiques suffisent : base Sirene pour les entreprises, leur fiche Google ou leur site pour le contact.
- Trie avant d'appeler : les entreprises sans site d'abord.
- Le RGPD s'applique aussi aux données de dirigeants : collecte limitée, droit d'opposition respecté.
Les colonnes indispensables
Un fichier trop riche ne se remplit jamais. Garde les colonnes qui servent à décider qui appeler et quoi lui dire :
| Colonne | À quoi elle sert |
|---|---|
| Nom de l'entreprise et SIREN | Identifier l'entreprise sans doublon (deux commerces peuvent porter le même nom) |
| Activité (code NAF et métier réel) | Adapter ton discours au métier |
| Commune | Organiser tes appels et tes passages par zone |
| Site actuel | « Aucun », « à refaire » ou l'adresse, vérifiée par toi |
| Contact | Le standard de l'entreprise ou l'adresse générique trouvée sur sa fiche publique |
| Étape | À contacter, contactée, rendez-vous pris, devis envoyé, signée, perdue |
| Prochaine action et date | « Rappeler mardi », « envoyer la maquette » |
| Notes | Ce que la personne t'a dit, en une phrase |
Le SIREN est la colonne la plus sous-estimée : c'est le seul identifiant unique. Il évite les doublons et te permet de retrouver la fiche officielle de l'entreprise en un clic. Pour lire cette fiche, voir Lire la fiche officielle d'une entreprise.
Où trouver les entreprises
La base Sirene, pour la liste
La base Sirene de l'INSEE recense les entreprises françaises, avec leur activité, leur adresse, leur date de création et leur tranche d'effectif. Elle est publique et gratuite. En filtrant par code NAF, par département et par taille, tu obtiens une liste de départ propre. La méthode est détaillée dans Utiliser la base Sirene pour prospecter, et le choix des codes dans Codes NAF : cibler les bons secteurs.
Leur fiche Google ou leur site, pour le contact
Sirene ne donne ni téléphone ni email. Le numéro du commerce se trouve en général sur sa fiche Google, sur un annuaire professionnel ou sur sa devanture. Note toujours d'où vient chaque coordonnée : c'est utile si l'entreprise te demande comment tu l'as eue. Pour le nom du dirigeant, voir Trouver le gérant d'une entreprise.
Ce qu'il vaut mieux éviter
Les fichiers achetés « clés en main » posent deux problèmes : tu ne sais pas comment les données ont été collectées, et elles sont souvent anciennes. Un fichier que tu construis toi-même, ciblé et vérifié, vaut mieux qu'une liste de plusieurs milliers de lignes que tu ne pourras jamais appeler.
Trier avant d'appeler
Toutes les lignes ne se valent pas. Avant ta séance d'appels, classe ton fichier :
- Les entreprises sans site, dans un métier où les clients cherchent en ligne : ce sont les plus réceptives.
- Les sites à refaire : pas lisibles sur téléphone, sans https, sans moyen de contact. Les signes à repérer sont dans Les 10 signes qu'un site est à refaire.
- Les entreprises récentes, qui s'installent et n'ont pas encore leurs outils.
- Le reste, à garder pour plus tard.
Vérifier le site de chaque entreprise est la partie la plus longue : il faut le chercher, s'assurer que c'est bien le sien et pas celui d'un homonyme, puis le regarder sur téléphone.
Le tenir à jour
Un fichier de prospection meurt quand on arrête de le remplir. Trois habitudes suffisent :
- Mettre à jour l'étape juste après chaque appel, pas le soir.
- Toujours remplir la prochaine action et sa date. Une ligne sans prochaine action est une ligne oubliée.
- Commencer chaque séance par les actions du jour et celles en retard, avant d'appeler de nouvelles entreprises.
Pour la routine complète et les chiffres à suivre, voir Organiser sa prospection en freelance.
Tableur ou outil dédié ?
Un tableur suffit pour quelques dizaines d'entreprises. Il devient pénible quand il faut, pour chaque ligne, chercher l'entreprise, vérifier son site, filtrer les relances du jour et suivre où en est chaque devis.
C'est ce que fait Lautiva : une chasse cherche dans Sirene les entreprises de ton métier, de ta zone et de ta taille, vérifie leur site sur preuve et leur donne une note de 0 à 100 avec la raison de chaque point. Tu les ajoutes ensuite à ton pipeline (à contacter, contactée, RDV pris, devis envoyé, signée, perdue) avec un montant et une date de prochaine action ; l'accueil te montre les relances du jour et celles en retard. Il ne fournit pas les numéros de téléphone et n'envoie aucun message à ta place : chaque fiche donne un lien vers Google Maps pour trouver le contact.
Ce que dit le RGPD
Un fichier de prospection B2B contient souvent des données personnelles : nom du dirigeant, email nominatif, numéro de portable d'un artisan. Le RGPD s'applique donc :
- ne collecte que ce qui sert à ta prospection ;
- indique dans ton premier message qui tu es et comment s'opposer à tes sollicitations ;
- retire immédiatement une entreprise qui te demande de ne plus la contacter, et note-le pour ne pas la réimporter ;
- ne garde pas indéfiniment les données des prospects qui n'ont jamais répondu.
Les règles par canal (email, téléphone, SMS) sont détaillées dans Prospection B2B et RGPD.
Questions fréquentes
Quelles colonnes mettre dans un fichier de prospection ?
Le nom et le SIREN de l'entreprise, son activité, sa commune, l'état de son site, le contact et sa source, l'étape de prospection, la prochaine action avec sa date et une courte note. Ces colonnes suffisent pour savoir qui appeler et quoi lui dire.
Où trouver gratuitement des entreprises à prospecter ?
Dans la base Sirene de l'INSEE, publique et gratuite, que l'on filtre par activité, par zone et par taille. Les coordonnées se trouvent ensuite sur la fiche Google, le site ou un annuaire professionnel de chaque entreprise.
Un fichier de prospection B2B est-il soumis au RGPD ?
Oui, dès qu'il contient des données sur des personnes physiques, comme le nom d'un dirigeant ou un email nominatif. Il faut limiter la collecte, informer les personnes et respecter leur droit de s'opposer à la prospection.